Куда «утекают» секретари?8

О востребованности офисного персонала говорить не приходится - спрос со стороны работодателей стабильно растет. Любой компании нужен человек, который поддерживает повседневную работу офиса: от покупки бумаги и ответов на звонки до организации рабочего времени директора. Именно широта обязанностей и кажущаяся их простота порождают массу проблемных точек в этой профессии. Об этом редактору портала рассказала Анна Житина, консультант отдела «Экспресс-рекрутмент» в компании АНКОР в Новосибирске.

Вакансия секретаря, офис-менеджера, помощника руководителя представляется многим выпускникам реальной возможностью такого важного первого трудоустройства. Для новичка такая работа — возможность приобрести навыки и хоть какой-то опыт работы, для многих студентов – возможность подработать. Многие молодые соискатели рассматривают должность офис-менеджера или секретаря как первую ступеньку в карьерной лестнице, возможность войти в компанию, проявить себя и пойти дальше. Именно поэтому офисные вакансии со стороны соискателей - одни из наиболее запрашиваемых.

Предлагаем работу в офисе

А выбирать соискателям есть из чего. В первую очередь, это разнообразные секретари (receptionist, секретарь-референт, секретарь-переводчик, личный помощник руководителя), в задачи которых могут входить как просто ответы на звонки в приемную компании, так и такая более квалифицированная работа, как контроль за выполнением решений собраний руководства и взаимодействие с менеджерами компании. Затем это офис-менеджеры и администраторы офиса, ассистенты и помощники руководителя.

С ростом во многих компаниях появляются серьезные диспетчерские службы (например, call-center в сотовых компаниях, информационная служба о наличии продукции в торговой компании), куда также набирается офисный персонал. С задачами передачи, структурирования и хранением документов и информации работают курьеры, администраторы баз данных, специалисты по работе с архивами.

Текучка кадров

Одна из наиболее острых проблем для работодателя в работе с административным персоналом – нестабильность. Воспринимая такую работу как строчку в резюме и возможность получить хоть какой-то опыт работы, вчерашние выпускницы через полгода оказываются в поиске новой работы с чуть бóльшей заработной платой и поближе к дому. Нередко цена решения о смене работы – разница в одну-две тысячи рублей. Конечно, отношение к работе у таких «бегунов» часто очень поверхностное. Это формирует устойчивую тенденцию на рынке административного персонала: переизбыток секретарей/офис-менеджеров с невысокой квалификацией и низкой лояльностью к работодателю.

Однако, как известно, объективно «правых-виноватых» не бывает. В свою очередь работодатели, регулярно повышая требования к кандидатам на офисные позиции, совершенно не готовы пересматривать уровень их заработной платы в сторону повышения. Профессионалы, добившись каких-либо успехов, стремятся перейти в любое другое подразделение компании, чтобы делать карьеру там – оставаться на ресепшн за небольшие деньги готовы единицы. А следовательно на свободном рынке формируется постоянный дефицит опытного, лояльного офисного персонала.

Требуются специалисты с опытом небольшим…

Типичные требования к секретарю: опыт работы от трех месяцев; пол (видимо, по умолчанию женский) и возраст, как правило, не имеют существенного значения (на практике же все кандидаты — женщины не старше 25 лет); образование высшее или студент, вышедший на диплом, знание ПК на уровне пользователя, коммуникабельность и мобильность. Если секретарь требуется на ресепшн, то при подборе сотрудника работодатель обращает внимание на обучаемость, умение расположить к себе, приятный голос и аккуратный внешний вид. Для молодых специалистов – это наиболее вероятный способ прийти в крупную компанию и остаться там.

В некоторых иностранных компаниях администратор офиса имеет статус второго лица в представительстве.

Требования к кандидатам на позицию офис-менеджера тоже стандартны: опыт работы от года до 3 лет, высшее образование, возраст 24-35 лет, знание делопроизводства. В иностранных компаниях добавляется обязательное владение языком (в 90% английским). Название позиции «офис-менеджер» или администратор офиса иногда может предполагать действительно функции руководства. К примеру, в некоторых иностранных компаниях такой персонал имеет статус второго лица в представительстве и решает вопросы, связанные с управлением персонала, работой с разрешительными органами, организации работы всего штата обслуживающего персонала (водители, секретариат, хозяйственные работники). В крупных российских компаниях офис-менеджер также выполняет значительный объем работ по обеспечению жизнедеятельности офиса, организует поставку хозяйственных и канцелярских товаров, обеспечивает работу офисной бытовой и оргтехники. Также в его обязанности входит обработка корреспонденции, распределение звонков мини-АТС и делопроизводство.

…и большим!

Последние года два растет спрос на личных помощников руководителя (ассистент генерального директора). Эта должность по иерархии находится очень близко к «верхушке». Она предполагает большую оплату, чем работа секретаря, но и требования к соискателю становятся значительно выше. Так, персональный ассистент должен иметь опыт работы от 2 до 4 лет; у 70% позиций есть ограничения по полу (женский); по возрасту - от 24 до 35 лет; обязательно наличие высшего образования; знание иностранного языка необходимо в 70% случаев. Дополнительные требования: аналитические способности, организованность, ответственность, стрессоустойчивость, готовность к ненормированному рабочему дню. Основные обязанности: организация рабочего дня руководителя, решение административных вопросов, подготовка информационных материалов, контроль исполнения поручений руководителя. Зарплатная вилка по этой позиции привлекательна для кандидатов - от 400 до 1500 у.е.

От администраторов офиса ожидают в первую очередь навыков управления техническим персоналом (водители, уборщицы, кладовщики). Возраст этих сотрудников чуть старше — от 25 до 40 лет. Практически все кандидаты (за исключением профессионалов с опытом работы 5—9 лет) считают данные позиции промежуточным этапом в карьере и всегда интересуются перспективами роста.

Карьерный бег

Конечно, успешный секретарь может сделать карьеру и в своей профессии, но только в крупной компании – именно там существуют целые отделы (секретариат, канцелярия), которому нужен свой руководитель. Все остальные быстро понимают, что возможность значительного вертикального роста существует только в небольших компаниях или тех, которые открывают в Новосибирске филиал. В крупных же фирмах предпочитают нанимать такой персонал именно в административный отдел и редко рассматривают их в качестве будущих сотрудников в других подразделениях. Хотя везде бывают свои исключения, и у секретаря есть возможность «вырасти» - например, продолжая работать с документами в бухгалтерии, кадровом делопроизводстве, поддержке продаж.

И несколько советов

Секретарям: прежде чем уходить, поговорите с руководством о повышении заработной платы, еще раз проанализируйте возможности роста. Быть может, в той компании, в которую вы уходите, их еще меньше, хоть и зарплата на тысячу больше. Если же вы понимаете, что рост нужен, а его нет, подумайте, чем еще вы можете заниматься в компании. Например, моя подруга, работающая офис-менеджером, за отличную работу получила возможность обучиться на курсах кадрового делопроизводства. Теперь занимается еще и этим и получила существенную прибавку к жалованью.

Работодателям: имейте в виду, что секретарь – это первый с кем контактирует ваш клиент. Делайте ставку на профессионалов, а не на экономичных новичков. Хороший секретарь создаст благоприятный имидж компании, и, наверняка, не раз поспособствует росту продаж.

За предоставленные сведения благодарим компанию АНКОР в Новосибирске.

Комментарии

Аноним Анонимович Анонимов
  • Аноним Анонимович Анонимов
Доброе время суток.

Я выпускница ВУЗа, уже второй месяц ищу работу офис-менеджера. Не считаю себя глупой, нет видимых проблем с речью и коммуникативными навыками, навыки работы с ПК и оргтехникой есть, с внешностью тоже все в порядке. Но есть одно "но" - у меня нет опыта работы. Ну, нет, и все тут. Практику в университете опытом не считаю, т.к. ее и практикой назвать очень трудно, скорее это (простите за мой французский :) ) "протирание офисной мебели и поглощение халявного чая с тортиками вкупе с обязанностью быть "украшением" офиса". Так вот, за два месяца поиска работы я присутствовала всего на шести собеседованиях! И ни от одного работодателя я не дождалась звонка с утвердительным ответом. На мой взгляд, отсутствие стажа является большим плюсом - позволяет "новичку" проникнуться работой, корпоративным духом, именно этой, первой, организации. Я не знаю, что происходит, не понимаю, почему меня не берут. Если причина именно в отсутствии опыта работы, тогда тем более непонятно: а откуда же ему взяться, опыту-то, если я никому не нужна? Я хочу работать! Ответить
Аноним Анонимович Анонимов
  • Аноним Анонимович Анонимов
Приветствую:)
Ирина, какая у вас специальность по диплому? Ответить
Аноним Анонимович Анонимов
  • Аноним Анонимович Анонимов
А я экономист-менеджер (в строительстве). Ответить
Аноним Анонимович Анонимов
  • Аноним Анонимович Анонимов
Ирина, как с Вами связаться? Ответить
Ирина, здравствуйте.
У нас открыта вакансия офис-менеджера
в Академгородке. Если Вам это месторасположение офиса удобно, то готова встретиться с Вами на собеседовние.
Тел. 229-53-85, Юлия. Ответить
Здравствуйте. Я после окончания универа (закончила НГПУ по специальности "учитель русского языка и литературы"), работу нашла примерно через месяц в своем родном Бердске. Прошла всего 4 или 5 собеседований (из них: одно - в КА и два - с будущим шефом). Согласна с Ириной в том, что неопытного сотрудника можно просто научить тому, чему хочешь, он - как чистый лист. Мой шеф руководствовался в большей степени именно этим, прининимая меня на работу.
Согласна также, что молодые люди после вуза часто пытаются устроиться именно на административные должности, чтобы набраться опыта.
ОДнако, в нашей организации должность секретаря-референта, как оказалось, не предполагает карьерного роста. Проработав здесь почти два года, я поняла, что нужно двигаться дальше и думаю о новой работе. Ответить
Аноним Анонимович Анонимов
  • Аноним Анонимович Анонимов
Еще раз здравствуйте!

Не поверите - меня взяли на работу через день после того, как я оставила здесь свой комментарий! Видимо, накипело в душе так, что произошли сдвиги во времени в пространстве :). Итак, немного о моей работе. Это структурное подразделение в группе компаний (рекламировать не буду), которое занимается "раскручиванием" административного здания в центре города (сдача площадей в аренду, благоустройство прилегающей территории и пр.). Должность офис-менеджера "плавно" перетекла в помощника исполнительного директора, по совместительству экономиста-менеджера. Являюсь связующим звеном всех уровней: от строителей и коменданта-смотрителя здания до главных бухгалтеров, инженеров и директоров. Приходится совмещать умственный труд с физическим.

Оклад ОЧЕНЬ маленький. Настолько маленький, что называть эту сумму просто неприлично. Но работа интересная - здесь я получаю гигантский опыт и навыки работы в самых различных областях/сферах деятельности. У меня даже "кредо" появилось: и швец, и жнец, и на дуде игрец :). Да, еще и с шефом безумно повезло! Даже подшутить над ним могу :).

Однако с такой зарплатой я долго не протяну. Как бы ни неприятно было самой себе признаваться, но... работаю я сейчас "на строчку в резюме". К моему великому сожалению. Ответить
Добрый день! Накипело… Стандартное объявление: требуется офис-менеджер, опыт работы от 1 года… А что делать выпускникам? Практику в организации я проходила, что называется, «с погружением“. Мне предоставили рабочее место и с первого дня обложили горой папок с документами, которые надо было привести в соответствие, табелей, которые нужно было заполнять, экономисту требовались таблицы для отчетности, которые нужно было составить, а еще каждый отдел считал, что именно их поручения являются первостепенными, и я должна все бросить и выполнять именно их задания. А через неделю меня посадили на место секретарши, куда мне звонили и говорили:“Наташенька, соедините с Людмилой Павловной». А я Танечка! И я не знаю Людмилу Павловну и из какого она отдела! И много других «ситуевинок». И я справилась! И с табелями, и с таблицами, и со всеми отделами. БЕЗ ОПЫТА! ЗА НЕДЕЛЮ! В общей сложности у меня наберется месяцев 7 опыта работы секретарем, офис-менеджером и высшее экономическое образование, но похоже, три месяца, которых мне не хватает до 1 года опыта — это очень серьезное препятствие на пути к моей вакансии ОФИС-МЕНЕДЖЕРА. Кто-нибудь подскажет, что делать в такой ситуации? Ответить

Добавить комментарий